Biznesi nuk mund ta përballojë t’i ndodhi një ngjarje e tille që të humbasë dokumentat, kontratat, procese pune etj. Një nga mjetet e zgjuara që mund të ndihmojnë sigurinë, shkallëzueshmërinë, proceset dhe shërbimin ndaj klientit është dixhitalizimi, si një nga mënyrat më të domosdoshme për të përmirësuar proceset e biznesit dhe skanimi i dokumentave është një element thelbësor i këtij shërbimi. Të gjithë që janë titullarë e llogaridhënës në biznes iu kalon një pyetje ndër mend: Pse më duhet skanimi i dokumentave në biznesin ku unë administroj punët?

Ndihmon sigurinë e biznesit

Dosjet fizike janë gjithmonë në rrezik. Qoftë nëpërmjet rrezikut të vjedhjes ose përmes fatkeqësive njerëzore ose natyrore, dosjet fizike janë gjithmonë në mëshirën e mjedisit të tyre. DSS ju lejon të ruani skedarët tuaj të skanuar në një vend të centralizuar, shumë të sigurt, dhe një vend që siguron që ato të jenë lehtësisht të rikuperueshme në rast se kopjet e tyre të prekshme dëmtohen ose vidhen. Ofron siguri më të madhe të biznesit në tërësi dhe mund të rrisë qetësinë tuaj mendore kur bëhet fjalë për ruajtjen e sigurt të skedarëve! Ky aspekt është i rëndësishëm për të mbrojtur informacionin e ndjeshëm dhe për të parandaluar aksesin e paautorizuar.

Lehtëson kërkimin e dokumentave

Shërbimet ideale të skanimit të dokumenteve (DSS) do ta bëjnë kërkimin e skedarëve të thjeshtë. Kërkimi i informacionit në kopje fizike mund të jetë pothuajse i pamundur, veçanërisht kur ju duhet të gërmoni nëpër copa letre të pafundme për të gjetur një pjesë të informacionit! Duke përdorur funksionalitetin e kërkimit, mund të gjeni informacionin që keni kërkuar brenda pak sekondash, duke përmirësuar kështu produktivitetin e kompanisë.

Kursen hapësirë fizike

Hapësira fizike është e domosdoshme për produktivitetin e kompanisë dhe mund të përdoret për gjëra më të rëndësishme kur e dini se mund t’i mbani skedarët imperativ të ruajtur në një portal të sigurt në internet. DSS mund të ndihmojë biznesin tuaj të kursejë hapësirën e domosdoshme të ruajtjes, diçka që mund të përdoret për të hapur më shumë mundësi biznesi ose për të lehtësuar një ekip krejtësisht të ri ndërsa kompania rritet. Skanimi i dokumenteve lejon reduktimin e sasisë së dokumentacionit fizik, duke hapur hapësirë të vogël për aktivitetet më të rëndësishme dhe zhvilluese.

Përmirëson aksesimin

Nëpërmjet regjistrimit të rrjeteve kompjuterike, skedarët tuaj janë shumë të aksesueshëm duke përdorur pajisje të ndryshme të kompanisë, pavarësisht nëse është një desktop, laptop, smartphone, tabletë PDA apo diçka krejtësisht e ndryshme. Nuk duhet të shqetësoheni për mbajtjen e një numri të madh dokumentesh në çantën ose çantën tuaj – e keni atë pikërisht aty me prekjen e majave të gishtave – thjeshtë! Skanimi lejon npërshpejtimin e aksesit të dokumenteve me punonjësit e tjerë, pa nevojë për fotokopje apo dërgesa fizike.

Krijon efikasitet kostoje dhe shpejtësi

Dixhitalizimi ndihmon me efikasitetin e kostos, pasi DSS mund të ulë shpenzimet e përgjithshme. Kostoja e blerjes së letrës, printimit, fotokopjimit dhe të tjera zvogëlohet shumë (nëse nuk lehtësohet) nga DSS.

Për më tepër, ekipi juaj nuk do të duhet të shpenzojë orë të tëra të vitit duke u përpjekur të gjejë hapësirë për të ruajtur skedarë të rëndësishëm, duke ndihmuar kështu në organizimin e tyre, ndërkohë që liron kohën e punës për të vënë në përpjekje më të rëndësishme.

Në vend që të kërkosh nëpër arkiva të mbushura me letra, informacioni mund të përpunohet dhe të kërkojë brenda disa çastesh.

Ndihmon produktivitetin

DSS ndihmon me automatizimin, bashkëpunimin dhe komunikimin, të cilat janë thelbësore në pamjen më të gjerë të biznesit. DSS ndihmon drejtpërdrejt në produktivitet në mënyrën që kursen kohë anëtarëve të ekipit tuaj në gjetjen, përpunimin dhe dërgimin e informacionit.

Ndihmon për të liruar hapësirën fizike në vendin tuaj të punës, që do të thotë se mund të jeni në gjendje të ulni çmimet e qirasë së zyrës ose ta ktheni atë hapësirë në një vend për bashkëpunim krijues.

Siç mund ta shihni, DSS është një nga mënyrat më të mira që mund të garantoni sigurinë e skedarit tuaj, ndërkohë që rritni aftësitë e ndarjes dhe kërkimin e skedarëve. Harrojini ato kohë të vjetra të lodhshme të kërkimit nëpër pirgje skedarësh të lartë – mund të gjeni saktësisht atë që ju nevojitet në asnjë kohë me DSS shumë efikase!

Skanimi i dokumenteve përfaqëson një instrument shumë efikas dhe i përsosur për një biznes të suksesshëm. Në këtë epokë të komunikimeve të shpejtë teknologjike, ky proces ofron shumë përfitime që mund të ndryshojnë mënyrën se si operon dhe zhvillohet një kompani.

Ka dhe disa përparësi të tjera, jo më pak të rëndësishme si cështjet e mëspirme:

Akses i lirë nga distancë nëpërmejt fleksibilitetit

Skanimi i dokumenteve mundëson punën në lëvizje, duke i lejuar punonjësit të kenë akses në dokumente kudo që ndodhen. Informacioni mund të aksesohet nga larg, punonjësit njihen me dokumente edhe kur nuk janë në zyrë.Kjo rrit fleksibilitetin dhe mundëson një mënyrë të re të punës.

Integrimi i lehtë me softuerë të tjerë

Sistemet e skanimit janë të përshtatshme për integrim me softuerë të tjerë, duke lehtësuar shkëmbimin e informacionit dhe bashkëveprimin midis ndryshme platformave.

Mbështetje për arkivim elektronik

Krijimi i arkivave elektronike të lehta për tu ruajtur dhe konsultuar në çdo kohë bën që dokumentat të jenë të arritshme dhe të mbahen me lehtësi për auditime dhe përgjegjësi ligjore.

Zvogëlimi i kostove operacionale

Duke përdorur sistemet e skanimit, reduktohen kostot e lidhura me nevojën për blerje të vazhdueshme të letërave dhe printerave, duke bërë operacionet më të ekonomisë dhe të qëndrueshme financiarisht.

Mundësia për analiza dhe raportim më të mirë

Përmes sistemeve të skanimit, informacioni mund të analizohet dhe raportohet më lehtë, duke ndihmuar në marrjen e vendimeve strategjike dhe përmirësimin e performancës së biznesit.

Përmirësimi i përgjegjësisë dhe konformitetit

Skanimi i dokumenteve ofron një përditësim më të mirë të përgjegjësisë dhe konformitetit me rregullat dhe standardet e industrisë, duke zvogëluar rreziqet ligjore dhe administrative.

Lehtësimi i proceseve të shpërndarjes dhe autorizimit

Proceset e shpërndarjes dhe autorizimit të dokumenteve bëhen më të lehta dhe më të shpejta përmes sistemeve të skanimit, duke rritur produktivitetin dhe efikasitetin e punës.

Automatizimi i proceseve

Me shfrytëzimin e teknologjive të skanimit, mundësohet automatizimi i shumë proceseve. Kjo jo vetëm rrit efikasitetin, por edhe zvogëlon mundësinë e gabimeve njerëzore.

Mënyra ekologjike e operimit

Zvogëlimi i përdorimit të letërave dhe printerave është një kontribut pozitiv për mjedisin. Skanimi i dokumenteve bën një biznes më të qëndrueshëm dhe miqësor ndaj ambientit.

DSS nuk është thjesht një teknologji shtesë; është një mjete kryesore për transformimin dhe përmirësimin e mënyrës së operimit të një biznesi. Me shpejtësi dhe përqendrim në detaje, ky proces mund të jetë një partner i fuqishëm për të siguruar suksesin dhe efikasitetin në një mjedis biznesi të konkurrueshëm.